Pengurangan Cycle Time dan Inventory Cost untuk Mencapai Competitive Advantage

Pengurangan Cycle Time dan Inventory Cost untuk Mencapai Competitive Advantage

Holy Icun Yunarto, ST, MM
Supply Chain Management Consultant
Email : Holy_icun@yahoo.com

Pepatah lama mengatakan bahwa “waktu adalah uang”. Dalam iklim bisnis sekarang ini, waktu bukan hanya sekedar “uang” tetapi berkembang menjadi suatu “senjata” yang kompetitif untuk memenangkan persaingan. Dapat kita lihat bahwa banyak perusahaan memenangkan persaingan karena dia unggul dalam waktu. Dengan mengurangi cycle time dalam produksi dan dalam proses administrasi, perusahaan dapat merespon kebutuhan customer dengan lebih cepat dan dapat lebih fleksibel mengatasi perubahan pasar. Keuggulan yang lain adalah jika suatu perusahaan unggul dalam hal biaya. Sebuah perusahaan akan mencapai competitive advantage (keunggulan bersaing) jika perusahaan tersebut lebih produktif, lebih efisien, dan dapat lebih memuaskan pelanggannya dibandingkan pesaingnya. Salah satu alasan pengurangan cycle time adalah agar produksi dapat berubah dari make-to-forecast menjadi make-toorder, namun syaratnya customer tidak boleh menunggu terlalu lama antara waktu pemesanan dan waktu penerimaan barang. Ditinjau dari sisi inventory cost, pengurangan inventory cost akan berpengaruh terhadap peningkatan kinerja keuangan dan operasional perusahaan, namun hal ini dapat dilakukan selama tidak terjadi kondisi stock-out. Kesimpulannya pengurangan cycle time dan inventory cost hanya dapat dilakukan jika tidak terjadi pengurangan kepuasan pelanggan. 

Salah satu konsep manajemen yang ampuh untuk mengurangi cycle time dan inventory cost adalah Just In Time (JIT). Filosofi JIT adalah hanya memproduksi apa yang dibutuhkan, dengan jumlah yang dibutuhkan, dan tepat pada waktu dibutuhkan. Oleh karena itu dalam JIT terdapat konsep pengurangan inventory, baik inventory di dalam proses produksi (dengan produksi lot kecil), inventory safety stock, inventory material dan finished goods, ataupun inventory di antara proses produksi satu dengan yang lainnya. Hal ini akan berakibat pada pengurangan inventory cost yang muncul di balance sheet (di bagian current asset) berefek pada peningkatan kinerja keuangan. Keberhasilan implementasi JIT akan mengakibatkan biaya produksi yang lebih efisien sehingga berakibat langsung pada penurunan nilai COGS (cost of goods sold) yang ada di income statement sehingga penciptaan margin akan semakin besar. Dengan JIT diharapkan dapat dicapai volume produksi yang tinggi dan berkualitas dengan menggunakan inventory (bahan mentah, barang setengah jadi, ataupun produk jadi) yang seminimum mungkin. Keberhasilan JIT harus didukung dengan implementasi konsep manajemen yang lain, seperti manajemen kualitas, total productive maintenance, pengurangan waste (segala sesuatu yang tidak menambah nilai pada produk), integrasi dan partnership di sepanjang rantai persediaan (dengan bantuan teknologi informasi), continuous improvement, employee involvement, dll. JIT hanya memproduksi barang pada waktu dibutuhkan saja mengikuti permintaan (sistem tarik). Permintaan dapat berarti permintaan customer akhir atau proses produksi berikutnya. Hal ini menuntut cycle time produksi haruslah kecil. Oleh karena itu agar lebih fleksibel dalam mengikuti pola permintaan, maka produksi dilakukan dengan lot kecil. Hal ini bertentangan dengan dengan pendekatan tradisional dimana setiap operasi diharapkan berjalan secepat mungkin (efisiensi maksimum) tanpa mempertimbangkan seberapa cepat barang tersebut diperlukan. Dengan mengikuti pola permintaan dan produksi lot kecil, maka akan sering terjadi penggantian jenis barang yang diproduksi, oleh karena itu setup time mesin haruslah kecil. Namun dalam prakteknya, pada proses produksi bottleneck (misal karena mesin butuh pemanasan, butuh dibersihkan, batasan jumlah produksi minimum, dsb) perlu dianalisa lebih lanjut dalam hal jumlah lot produksinya dan kemungkinan dapat dilakukan penghalusan pola permintaan. Agar produksi dengan lot kecil dapat dilakukan maka setup time mesin harus diminimisasi agar perubah barang yang diproduksi dapat dieksekusi secepatnya sehingga efisiensi mesin dapat dipertahankan. Penggunaan lot kecil berefek pada berkurangnya inventory holding cost (karena average inventory = jumlah lot / 2), lebih fleksibel mengikuti perubahan permintaan, waktu tunggu yang lebih kecil karena barang cepat selesai, dan kontrol kualitas yang lebih baik. Pengurangan setup time dapat dikurangi dengan memisahkan setup internal (ketika mesin berhenti) dari setup Pengurangan setup time dapat dikurangi dengan memisahkan setup internal (ketika mesin berhenti) dari setup eksternal (ketika mesin masih beroperasi), mengubah setup internal menjadi setup eksternal, mempersingkat waktu setup (misalnya dengan mengganti semua mur dan baut dengan pengikat yang gampang dipasang dan dilepas), dan dengan melakukan setup secara pararel. Cycle time dapat dikurangi dengan operasi yang overlap dan mengatur kembali letak mesin. Cara layout tradisional biasanya mengelompokkan mesin yang sejenis dalam satu kelompok, misalnya screw machines pada satu area dan grinders pada area yang lain. Tata letak dapat diubah dengan mengelompokkan secara overlap atas dasar produksi per product family (jenis barang yang memiliki kemiripan). Hal ini akan berakibat pada berkurangnya waktu tunggu dan waktu perpindahan, sehingga yang dulunya barang diproduksi dalam hitungan hari sekarang dapat diproduksi dalam hitungan jam. 

Faktor yang penting untuk mengurangi cycle time adalah dengan meningkatkan partnership, partnership dengan supplier, customer utama, dan juga tak lupa partnership dengan area administrasi. Proses adiministrasi sering dilupakan untuk dimonitor, padahal proses administrasi memiliki bagian yang penting dalam cycle time. Contoh proses administrasi adalah proses mulai dari sales order sampai turun ke shop floor, proses pembuatan invoice, proses pembuatan surat jalan, dll. Dalam beberapa kasus, cycle time supplier jauh lebih besar dari cycle time internal (produksi). Hal ini yang sering menjadi masalah pada sebagian perusahaan di Indonesia karena banyaknya raw material impor dengan lead time pembelian yang besar (2-4 bulan). Hal ini berefek pada penumpukan material sebagai safety stock. Padahal beberapa material memiliki tanggal kedaluarsa dan jika prediksi forecast salah, akan berakibat pada banyaknya material yang kedaluarsa dan akhirnya material tersebut hanya bisa dibuang. Menanggapi hal ini seharusnya kedepannya Indonesia jangan hanya fokus kepada produksi finished goods saja, tetapi bagaimana caranya untuk memproduksi raw material sehingga lead time pembelian kecil dan berakibat pada safety stock yang besar tidak dibutuhkan lagi. Konsep JIT banyak sekali dipakai di industri dengan karakteristik repetitive manufacturing. Tetapi bagaimana dengan karakteristik process manufacturing? Sebenarnya konsep JIT sangatlah luas, sehingga sebagian konsep JIT juga dapat diterapkan pada process manufacturing. Bagaimana dengan perusahaan dengan karakteristik job order? Yang biasanya permintaan customer sulit untuk diprediksi. Haruskah hal ini dilawan dengan penumpukan stock raw material di gudang untuk mengatasi permintaan customer yang tidak bisa diprediksi. Jawabanya adalah dengan pengurangan cycle time yang muncul pada setiap proses sehingga penumpukan raw material dapat dikurangi. Untuk pembahasan lebih detil dapat dilihat di Buku “Business Concepts Implementation Series in Inventory Mangement”, Publisehed by Elex Media Komputindo